Een goed administratief beheer vertrekt bij een goede organisatie

Op de syndicus rusten hoe langer hoe meer verplichtingen. Hij is het aanspreekpunt en uitvoerder voor alles wat uw mede-eigendom aanbelangt.

Op administratief vlak zorgt SYNDICUS.GENT voor het beheer van uw mede-eigendom op een duidelijke, overzichtelijke en correcte wijze.

Wij werken enerzijds met een speciaal voor de sector en onze persoonlijke noden ontwikkelde software. Anderzijds werken wij met een online platform waarop de eigenaars de belangrijkste documenten van hun gebouw kunnen raadplegen. Wij zetten volop in op een doorgedreven digitalisering en blijven de mogelijkheden van dit platform verder uitbouwen.

Wij zorgen voor een nauwgezette registratie van mails, briefwisseling en telefoongesprekken. Deze worden per dossier bijgehouden zodat wij u steeds een duidelijke stand van zaken kunnen geven.

Op het digitaal platform kunnen de eigenaars terecht om de belangrijkste documenten van hun gebouw te raadplegen. Je vindt er onder meer de verslagen van de algemene vergaderingen, de verzekeringspolissen, de contracten, de keuringsverslagen en de plannen.

Het administratief beheer behelst onder meer:

• Het samenstellen en aanvullen van het basisdossier van het gebouw met de basisakte, het reglement van mede-eigendom, het reglement van orde, de eigenaarsgegevens en de contracten.
• Het beheren, verwerken, ordenen en archiveren van alle inkomende en uitgaande briefwisseling en van alle documenten die uw gebouw aanbelangen.
• Het bijeenroepen van de jaarlijkse algemene vergaderingen, het notuleren van de beslissingen en het opmaken van de verslagen, het opvolgen en uitvoeren van de genomen beslissingen.

• Het vertegenwoordigen van de mede-eigendom bij het afsluiten van contracten en polissen.
• Het afleveren van attesten en van de wettelijke inlichtingen op vraag van de makelaar of notaris met inbegrip van een duidelijke schuldenstaat en van het aandeel van de verkoper in het reservefonds en het werkkapitaal.
• Het aangeven, opvolgen en afhandelen van alle schadegevallen die zich in het gebouw voordoen en de mede-eigenaars vertegenwoordigen in die schadegevallen die de algemene delen aanbelangen.
• …